Bij een eenmanszaak lopen privé en professioneel dichter door elkaar dan bij een vennootschap. Daarom is het belangrijk te begrijpen welke stappen uw boekhouding volgt van omzet tot resultaat.
Van omzet naar bedrijfsresultaat
De basis is eenvoudig: u vertrekt van uw omzet (alle gefactureerde en/of ontvangen vergoedingen) en trekt daar uw beroepskosten van af.
- omzet
- – beroepskosten
- = resultaat van uw activiteit
Beroepskosten zijn alle uitgaven die u doet om uw inkomen te verkrijgen of te behouden, zoals materiaal, verplaatsingen, huur van kantoorruimte, telefonie, software enzovoort.
Afschrijvingen en investeringen
Grotere aankopen, zoals een computer, auto of machine, worden meestal niet in één keer volledig in kosten geboekt. In plaats daarvan worden ze over meerdere jaren afgeschreven.
Zo verdeelt u de kost in de tijd en sluit ze beter aan bij het gebruik van het goed in uw activiteit. Aankopen van duurzame goederen boven ongeveer 1.000 euro worden in de praktijk vaak als investering geboekt en vervolgens over hun economische levensduur afgeschreven.
Privégebruik en correcties
Omdat u als eenmanszaak geen strikte scheiding heeft tussen uzelf en de onderneming, zijn er soms correcties nodig voor privégebruik. Denk bijvoorbeeld aan:
- auto en brandstof
- telefoon en internet
- thuiswerkruimte
In de boekhouding wordt dan enkel het beroepsgedeelte als kost weergegeven of wordt het privégedeelte gecorrigeerd. Een vaak gebruikte praktijk is bijvoorbeeld om een gsm-abonnement voor 75% als beroepskost te boeken en 25% als privégebruik te beschouwen, op voorwaarde dat dit uw werkelijke situatie correct weerspiegelt.
Ook de kosten van een personenwagen zijn niet volledig aftrekbaar: ze worden beperkt volgens de regels van de autofiscaliteit (CO₂-uitstoot, type motor, datum van aankoop enzovoort). Dat betekent dat slechts een deel van de autokosten effectief in mindering komt van uw winst.
De regel van het juiste boekjaar (memoriaal)
In principe worden kosten geboekt in het boekjaar waarop ze betrekking hebben, niet noodzakelijk in het jaar waarin ze betaald zijn. Dat is de zogenaamde memoriaalregel: kosten en opbrengsten horen in hetzelfde jaar, zodat het resultaat dat u ziet ook echt bij dat jaar past.
Niet-aftrekbare kosten en boetes
Het resultaat in de boekhouding is niet altijd identiek aan de belastbare winst. In de belastingberekening worden soms nog fiscale correcties toegepast, onder andere voor kosten die fiscaal niet worden aanvaard.
Bepaalde uitgaven zijn volledig niet aftrekbaar, zoals:
- politie- en verkeersboetes
- fiscale boetes en administratieve sancties
- uitgaven met een uitgesproken privékarakter
Zulke kosten verlagen uw belastbare winst niet en kunnen bij een controle alsnog worden gecorrigeerd, eventueel met nalatigheidsinteresten. Een goede boekhouder waakt hierover en wijst u op fiscaal gevoelige kosten.
Intresten, bankkosten en sociale bijdragen
Intresten op professionele leningen (bijvoorbeeld een kaskrediet of investeringskrediet voor uw zaak) zijn in principe aftrekbaar als beroepskost. Intresten op puur privéleningen zijn dat niet, behalve voor het eventuele beroepsmatige deel.
Bankkosten verbonden aan uw professionele rekening, betaalterminal, online betalingsverkeer of leningen behoren doorgaans tot de normale aftrekbare bedrijfsuitgaven. Ook uw sociale bijdragen als zelfstandige zijn in principe aftrekbare beroepskosten en verlagen dus uw belastbare inkomen.
Facturen en controleerbare boekhouding
Voor een kost om aftrekbaar te zijn, moet ze bewezen kunnen worden met correcte documenten: facturen, contracten, bonnetjes of andere stukken. Een factuur moet voldoende concreet zijn (datum, leverancier, omschrijving van de prestatie of levering, prijs, btw, uw ondernemingsnummer).
Een belangrijk principe is dat uw boekhouding controleerbaar moet zijn: kosten moeten logisch aansluiten bij uw activiteit en uw omzet. Hoe duidelijker de link tussen een uitgave en uw professionele activiteit, hoe groter de kans dat de fiscus de kost aanvaardt.
Van boekhoudkundig resultaat naar belastbare winst
Het resultaat in de boekhouding vormt de basis, maar is niet altijd identiek aan de belastbare winst. In de belastingberekening worden nog fiscale correcties toegepast voor onder andere:
- niet-aftrekbare of beperkt aftrekbare kosten
- correcties voor privégebruik
- bepaalde fiscale voordelen of beperkingen
Zo komt u van het boekhoudkundig resultaat tot de effectieve belastbare winst in uw aangifte personenbelasting.
Mijn advies
Als u begrijpt hoe uw winst wordt berekend, kunt u beter plannen: investeringen spreiden, kosten correct boeken en vooraf nadenken over uw belastingdruk.
Tijdens een gesprek overlopen we samen:
- hoe uw huidige winst wordt opgebouwd
- welke kosten u nog efficiënter kunt structureren
- waar we privé en professioneel best afbakenen
- of er mogelijkheden zijn om uw belastbare basis te optimaliseren
Zo krijgt u een helder beeld van waar uw geld naartoe gaat, welke kosten echt helpen om uw belastingdruk te verlagen en wat er uiteindelijk voor u overblijft.