In dit artikel geef ik u een overzicht van typische beroepskosten en leg ik uit waar de fiscus vooral op let. Het doel is helder: zo veel mogelijk wettelijk aftrekken, zonder onaangename verrassingen.
Wat is een beroepskost?
Een kost is aftrekbaar als beroepskost wanneer ze:
- gedaan of gedragen wordt om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden
- verband houdt met uw professionele activiteit
- bewezen kan worden met facturen, bonnetjes of contracten
- redelijk is in verhouding tot uw omzet
Typische kosten voor zelfstandigen
- kantoor- en computermateriaal
- softwarelicenties en clouddiensten
- telefoon, internet en hosting
- verplaatsingskosten en openbaar vervoer
- opleiding, seminaries en vakliteratuur
- verzekeringen die uw activiteit dekken
Gemengde kosten: privé én professioneel
Sommige uitgaven zijn deels privé, deels professioneel (bijvoorbeeld uw gsm, internet of wagen). In dat geval wordt meestal een beroepspercentage toegepast.
Belangrijk is dat dit percentage redelijk en verdedigbaar is. Noteer bijvoorbeeld: kilometers, gebruiksuren of dagen. Consequentie is hier cruciaal.
Thuiswerken en werkruimte
Werkt u van thuis uit, dan kunt u vaak een deel van huur, lening, energie en andere vaste kosten als beroepskost boeken. Er bestaan verschillende methodes met elk hun voor- en nadelen.
- ✔ duidelijke opsplitsing privé/professioneel
- ✔ goede documentatie (plannen, berekeningen, foto’s)
- ✔ consequente toepassing doorheen de jaren
Eenmanszaak vs BV: fiscale verschillen
Bij een eenmanszaak worden kosten rechtstreeks in mindering gebracht van uw belastbaar inkomen. De impact is dus onmiddellijk zichtbaar in uw personenbelasting.
In een BV worden kosten eerst geboekt in de vennootschap. Sommige uitgaven worden echter niet aanvaard voor fiscale doeleinden: die heten verworpen uitgaven.
Voorbeeld verworpen uitgaven:
Een uitgave heeft te veel privékarakter of wordt als overdreven beschouwd.
Ze mag boekhoudkundig wel in de kosten staan, maar wordt fiscaal terug bij
de winst geteld en dus toch belast.
Daarom is het belangrijk om vooraf te beoordelen of een kost fiscaal aanvaard zal worden.
De juiste periode
Kosten moeten worden geboekt in het jaar waarop ze betrekking hebben, niet noodzakelijk in het jaar waarin ze betaald worden.
Facturen: welke informatie is verplicht?
Een factuur moet voldoende gedetailleerd zijn: datum, leverancier, omschrijving van de prestatie, prijs, btw en uw ondernemingsnummer.
Bij onduidelijke of te algemene facturen (zoals “diverse diensten”) kan de fiscus de aftrek weigeren.
Kost moet controleerbaar zijn
Uw boekhouding moet “controleerbaar” zijn. Dat betekent dat kosten logisch moeten passen bij uw activiteit en verkopen.
Een duidelijke link tussen uitgaven en inkomsten verhoogt de kans dat de kosten zonder discussie worden aanvaard.
Investeringen en afschrijving
Aankopen van duurzame goederen boven ongeveer 1.000 euro (zoals machines, computers of meubilair) worden meestal niet in één keer afgetrokken.
Ze worden geboekt als investering en vervolgens afgeschreven over hun verwachte levensduur.
Wat bekijkt de fiscus kritisch?
- uitgaven met uitgesproken privékarakter
- kosten zonder duidelijke documentatie
- uitgaven die hoog lijken in verhouding tot uw omzet
Dat betekent niet dat zulke kosten nooit aftrekbaar zijn, maar de motivatie moet sterk en goed gedocumenteerd zijn.
Wat als de fiscus een kost verwerpt?
Tijdens een controle kan een kost worden verworpen. In dat geval:
- wordt de kost bij uw winst geteld
- betaalt u extra belastingen
- kunnen er nalatigheidsinteresten en boetes volgen
Een goede boekhouder waakt hierover en bespreekt vooraf betwistbare kosten, zodat verrassingen tijdens een controle tot een minimum beperkt blijven.
Mijn advies
Het optimaal inbrengen van kosten begint met structuur: duidelijke rekeningen, consequente afspraken en een accountant die met u meedenkt in plaats van achteraf te “poetsen”.
Tijdens een gesprek bekijken we onder meer:
- welke kosten u vandaag al hebt
- welke u mogelijk vergeet te boeken
- hoe we privé en professioneel best verdelen
- hoe we uw administratie eenvoudiger kunnen maken
Zo haalt u meer uit uw kosten, zonder het overzicht te verliezen en met respect voor de fiscale regels.