In dit artikel geef ik een helder overzicht van de belangrijkste stappen en keuzes. Zo weet u waar u op moet letten en wanneer het interessant kan zijn om met een sociaal secretariaat of payrolldienst samen te werken.
1. Voorbereiding: heeft u echt iemand nodig?
Voor u de administratieve molen opstart, is het goed om even stil te staan bij de vraag: wat heeft mijn onderneming precies nodig?
- Welke taken gaat uw werknemer overnemen?
- Is het werk structureel of tijdelijk (seizoen, project)?
- Is een deeltijdse tewerkstelling voldoende?
- Is er een alternatief via freelancing of onderaanneming?
Hoe beter u het takenpakket en de gewenste werktijd afbakent, hoe makkelijker het wordt om een correcte functieomschrijving en een passend contract op te stellen.
2. Administratieve stappen bij de start
Als werkgever krijgt u met een aantal verplichte formaliteiten te maken. In de praktijk begeleidt een sociaal secretariaat u daar vaak in.
- Aansluiting als werkgever bij de RSZ.
- Aansluiting bij een sociaal secretariaat.
- Aansluiting bij een dienst voor preventie en bescherming.
- Dimona-aangifte bij de indiensttreding.
- Correct arbeidscontract, arbeidsreglement en uurregeling.
Dit zijn geen vrijblijvende stappen. Fouten kunnen leiden tot administratieve boetes of laattijdige bijdragen.
3. Loon, sociale bijdragen en loonkost
Het brutoloon dat u afspreekt, is maar één deel van de totale kost. Als werkgever betaalt u bovenop het brutoloon ook patronale socialezekerheidsbijdragen en eventueel sectorale bijdragen.
- Brutoloon volgens sector en functie.
- Patronale bijdragen (RSZ) bovenop dat brutoloon.
- Vakantiegeld, eindejaarspremie en andere voordelen.
- Mogelijke loonsubsidies of verminderingen voor eerste werknemer(s).
Een sociaal secretariaat kan voor u een gedetailleerde kostensimulatie maken, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
4. Payroll of loonadministratie zelf doen?
In theorie kan u uw loonadministratie zelf organiseren. In de praktijk kiezen de meeste kmo’s ervoor om met een sociaal secretariaat of payrolldienst te werken.
- Sociaal secretariaat: berekent lonen, maakt loonbrieven, doet aangiftes (RSZ, bedrijfsvoorheffing…), volgt regelgeving op.
- Payrolldienst: in sommige formules wordt de werknemer juridisch bij de payrolldienst tewerkgesteld, terwijl u de dagelijkse leiding behoudt.
Voor een eerste werknemer is begeleiding vrijwel altijd aan te raden. De regelgeving wijzigt regelmatig en de impact van fouten kan groot zijn.
5. Mijn advies
Een eerste werknemer kan uw onderneming doen groeien, maar brengt ook extra verantwoordelijkheid mee. Neem de tijd om uw noden scherp te stellen en laat u begeleiden door een sociaal secretariaat of adviseur.
Dit artikel geeft alleen een algemeen overzicht en is geen juridisch advies. De concrete regels en mogelijkheden hangen af van uw sector en situatie.