In dit artikel overlopen we waar u op let bij de keuze van software en hoe u voorkomt dat u vastloopt in een pakket dat niet met u meegroeit.
Waarom digitale boekhouding?
Een digitale manier van werken levert u niet alleen tijdswinst op, maar ook betere controle over uw cijfers.
- snelle verwerking van facturen en bonnetjes
- minder fouten door automatische inlezing van bankuittreksels
- altijd zicht op uw btw-positie en openstaande klanten
- eenvoudige samenwerking met uw boekhouder
De juiste oplossing hangt bovendien af van de grootte van uw onderneming en de complexiteit van uw activiteiten. Een starter heeft andere noden dan een groeiend bedrijf met meerdere projecten of medewerkers.
Cloudsoftware of lokaal?
De meeste moderne oplossingen werken in de cloud: u logt in via de browser en uw gegevens staan veilig op externe servers. Dat is handig wanneer u vaak onderweg bent of met meerdere mensen in hetzelfde dossier werkt.
Lokale software op één computer komt steeds minder voor en biedt meestal minder flexibiliteit. Alleen in zeer specifieke situaties is dit nog zinvol.
Belangrijke functies om op te letten
- Facturatie – kunt u verkoopfacturen, abonnementen en herinneringen eenvoudig versturen?
- Bankkoppeling – kunnen bankuittreksels automatisch ingelezen en gekoppeld worden?
- Digitale aanlevering documenten – kunt u foto’s of PDF’s van aankoopfacturen uploaden of mailen?
- BTW-aangifte – ondersteunt de software Belgische btw-aangiftes en listing?
- Rapportering – krijgt u heldere overzichten van resultaten, kosten en cashflow?
- Peppol en e-facturatie – is de oplossing klaar voor de verplichte e-facturatie?
- Toegang voor uw boekhouder – kan uw accountant rechtstreeks meekijken en boeken?
- Mobiele app – is er een gebruiksvriendelijke app, zodat u onderweg snel bonnetjes kunt registreren?
Software en samenwerking met uw boekhouder
Idealiter werkt u in één omgeving samen met uw boekhouder. Zo vermijdt u dubbele input en discussie over versies van documenten.
Ik geef mijn klanten toegang tot Octopus via een beveiligd online portaal. Daar kunnen ze:
- kostfacturen opladen wanneer die niet via Peppol binnenkomen
- andere documenten toevoegen, zoals kredietovereenkomsten en aflossingstabellen
- verkoopfacturen opmaken en via Peppol versturen
- hun kassasysteem koppelen, indien ze er één gebruiken
- hun boekhouding in real time opvolgen via een duidelijk dashboard
Vertrek altijd vanuit uw dagelijkse werking. Vertel mij welke noden u heeft en ik adviseer u welke oplossing en instellingen het best bij uw manier van werken aansluiten. Binnenkort kunt u bovendien rechtstreeks vanaf mijn website inloggen op uw persoonlijke Octopus-dashboard.
Het is niet nodig dat u zelf alle technische details kent, maar wel dat u begrijpt hoe de tool uw administratie eenvoudiger maakt.
Magazijn, productie en koppelingen
Werkt u met voorraadbeheer of productie, dan kan een standaard boekhoudpakket te beperkt zijn. In dat geval help ik u graag een meer uitgebreid systeem te kiezen dat past bij uw processen.
We bekijken dan samen software die magazijn, verkoop, productie en planning ondersteunt en die gekoppeld kan worden met mijn boekhoudprogramma’s. Zo vermijdt u dubbele ingave en blijft uw boekhouding technisch correct én up-to-date.
Veelgemaakte fouten bij de keuze van software
- kiezen op basis van reclame of eenmalige promotie, zonder inhoudelijke vergelijking
- een pakket nemen dat niet aangepast is aan Belgische regels
- te veel betalen voor functies die u nooit gebruikt
- lange en dure contracten afsluiten waar u moeilijk uit geraakt
- geen overleg met uw boekhouder, waardoor belangrijke koppelingen ontbreken
Mijn advies
Start altijd vanuit uw manier van werken: hoeveel facturen verstuurt u, welke rapporten heeft u nodig, werkt u alleen of in team? Op basis daarvan kiezen we samen een pakket dat vandaag comfortabel werkt en tegelijk klaar is voor de toekomst. Daarbij let ik erop dat de software betaalbaar blijft, kan meegroeien met uw onderneming en u niet vastzet in lange, onnodige contracten.